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Das Wort Verschwendung kommt aus dem Althochdeutschen und zeigt durch seine Herkunft, dass die Menschen schon zu früheren Zeiten gegen den übermäßigen Verbrauch oder die ineffiziente Verwendung von Ressourcen kämpften. So beruht auch die im Lean-Management anerkannte 5S-Methode (im deutschen Sprachgebrauch auch 5A) auf den traditionellen Prinzipien Ordnung und Sauberkeit. Japanische Kaizen-Experten machten die Idee, die früher auch in deutschen Unternehmen populär war, wieder salonfähig.
Denn hinter den 5S verbirgt sich eine Vorgehensweise zur einfachen Optimierung von Prozessen in 5 Schritten. Die Methode beruht darauf, dass man den eigenen Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung so gestaltet, dass man sich optimal auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren kann. Ordnung und Sauberkeit sind dabei Grundvoraussetzungen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse. Davon profitiert auch die Sicherheit am Arbeitsplatz.
Wie sehen nun die 5 Schritte der Methode im Detail aus?
SEIRI – Sortieren / Aussortieren: Meint das Aussortieren aller nicht benötigten Dinge und Materialien im Arbeitsumfeld/Schreibtisch. Altes und Überflüssiges wird weggeworfen oder aus dem Arbeitsumfeld entfernt. Um sich dieses Aussortieren zu erleichtern, kann man farbige Kisten oder Hefter zur Kennzeichnung verwenden.
SEITON – Systematisieren / Anordnen: Die verbliebenen/notwendigen Dinge (Werkzeuge, Vorrichtungen, Hilfsmittel, Materialien etc.) werden geordnet bzw. am richtigen Platz angeordnet. In der Produktion muss für alle erkennbar sein, was, wo in welcher Anzahl benötigt wird und vorhanden ist. Ziel ist der optimale Zugriff auf das einsatzbereite, notwendige Material/Werkzeug.
SEISO – Sauber machen / Arbeitsplatz sauber machen: Der Arbeitsplatz sollte sauber gehalten und regelmäßig saubergemacht werden. Ein sauberer Arbeitsplatz gilt hier als Sinnbild für die Qualität der geleisteten Arbeit.
SEIKETSU – Standardisieren / Arbeitsplatz standardisieren: Die bisherigen Vorgehensweisen aus den ersten 3S werden zum Standard erklärt. Hierbei wird der sortierte, geordnete und saubere Zustand erhalten. Die Verhaltensweisen werden regelmäßig kontrolliert (Ist-Zustand mit Soll-Zustand per Checkliste verglichen).
SHITSUKE – Selbstdisziplin. Alle Punkte der Methoden konsequent einhalten und verbessern. Das 5S Level wird erreicht durch das permanente Einhalten der vorhergehenden Schritte, bzw. die bessere Einhaltung.
Was brauche ich, um meine Arbeit zu erledigen bzw. um einen Auftrag auszuführen?
Wie viele verschiedene Aufträge, Varianten gibt es bei meiner Arbeit?
Wichtig ist es zu berücksichtigen, dass die Selbstdisziplin nicht sofort beim Einführen der 5S-Methode erreicht wird. Alle Schritte müssen täglich immer wieder erfolgen und durchgehalten werden. Diese ständige Optimierung der 5S-Methode nennt sich SHUKAN.
Die vorgestellten Schritte, wie Aussortieren nicht benötigter Dinge (Werkzeuge, Materialien, etc.), Anordnen, Sauberkeit, Standards im Ablauf und Selbstdisziplin bedeuten auch, dass im Unternehmen einiges im Argen liegt. Es wird zu viel gekauft oder hergestellt, Dinge falsch angeordnet (letztlich auch aufgrund der überflüssigen Mengen) und dadurch deutlich mehr Platz / Fläche benötigt. Sauberkeit ist gleichzeitig ein Hygienefaktor und hat Einfluss auf die Sicherheit und Gesundheit in vielen Bereichen. Viele denken schlicht, wir haben ja Platz und stellen die Dinge irgendwo hin. Aufgrund dessen wird meist mehr gesucht, es entstehen lange Wege, die Lage wird unübersichtlicher und letztlich interessiert sich niemand mehr für die Ordnung, weil es mehr Arbeit bedeutet, diese wieder herzustellen.
Sobald Mitarbeiter und Vorgesetzte die einfachen Prinzipien Ordnung und Sauberkeit nicht beherzigen, entstehen solche „Grundprobleme“ in einer Firma, die immer zu schlechten Zahlen bzw. Ergebnissen führen. Unternehmen müssen sich immer bewusst machen, dass es Gründe gibt, weshalb es ihnen schlechter geht als anderen oder warum sie im Markt nicht mithalten können.
Durch die 5S-Methode wird vor allem die Reduzierung von Verschwendung innerhalb eines Unternehmens erreicht. Insgesamt spricht man im Lean-Management von 7 Arten der Verschwendung:
Die aufgeführten Verschwendungsarten sind in der Regel stark voneinander abhängig, demnach verursacht eine Verschwendungsart eine andere. So führt beispielsweise Überproduktion zu erhöhten Beständen, die wiederum mit Mehraufwendungen für Transporte einhergehen. Die Verschwendungsarten zu kennen hilft bei ihrer Eliminierung bzw. Reduzierung
Minimierung von Verschwendung führt insgesamt zu kürzeren Durchlauf- bzw. Lieferzeiten, Verringerung der Bestände, besseren Nutzungsmöglichkeiten der Flächen, besserer Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen, weniger Fehlern und besserer Qualität – und somit zu mehr Kundenzufriedenheit und geringeren Kosten, sowie reduzierter Unfallgefahr und geringerem Ausfall von Mitarbeitern. Lange Wege sind ebenso Verschwendung, wie nicht ausgelastete Maschinen.
Wird die 5S-Methode konsequent eingesetzt, erleben die Mitarbeiter ein positiveres Umfeld, Motivation und Qualität der Arbeit steigen. Gerade in Zeiten des starken gesellschaftlichen Wandels sind dies enorm wichtige Aspekte für den Erfolg eines Unternehmens – aber auch, um Bewerber zu motivieren, sich für ein bestimmtes Unternehmen zu entscheiden. Durch Einführung von Standards ermöglicht man auch ungelernten Arbeitskräften eine qualitative Arbeit. Die konsequente und standardisierte Umsetzung der 5S-Methode führt zu sichereren Arbeitsplätzen, an denen mehr geleistet wird. Standardisierung ist ein wichtiger Schlüssel zur Reduzierung von Verschwendung im Unternehmen und zur Minimierung des Kapitaleinsatzes.
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