Das Märchen von der Effizienz oder wie erreichen Unternehmen effiziente operative Abläufe?

Viele Unternehmen denken, sie arbeiten effizient, bis sie in eine Krise geraten. Spätestens dann ist es allerhöchste Zeit, das operative Geschäft genauer unter die Lupe zu nehmen. Als operatives Geschäft bezeichnet man alle laufenden Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens, im direkten Zusammenhang mit dem Betriebszweck. Es sollte in der Regel deckungsgleich mit dem Kerngeschäft des Unternehmens sein.

Dazu gehören das Handeln und Denken im aktuellen Geschäftsalltag – die kurzfristige und ablauforientierte Planung, das sogenannte Tagesgeschäft. Wenn die Abläufe nicht effizient gestaltet werden, kann ein Unternehmen auf Dauer nicht erfolgreich sein. Selbstverständlich führen operative Abläufe auch nicht zum Ziel, wenn sie sich von der strategischen Unternehmensplanung loslösen und verselbständigen. Im Idealfall sollten Unternehmensstrategie und operatives Geschäft Hand in Hand gehen. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der operativen Planung, gerade weil den alltäglichen Geschäftsaktivitäten oft zu wenig Bedeutung beigemessen wird, diese aber einen entscheidenden Einfluss auf den nachhaltigen Unternehmenserfolg haben.

Am Anfang steht die Produktplanung

Im Grunde fängt alles damit an, den Kunden Produkte zu bieten, die sie brauchen und nicht solche, die man selbst anbieten will. Das geschieht tatsächlich oft, bei Unternehmen, die entweder schon seit vielen Jahren einen bestimmten Produktbereich abdecken und daran festhalten, weil die Lager voll sind, weil man sich nicht um Innovationen bemüht hat oder weil man aus Gewohnheit am Altbewährten festhält. Oder aber, es handelt sich um junge Unternehmen, die eine Produktidee entwickelt haben und an ihr festhalten, obwohl sie nicht ankommt. Um in den hartumkämpften Märkten von heute wettbewerbsfähig zu bleiben, ist eine ständige Überprüfung (des Lebenszyklus der Produkte) notwendig. Nur so können rechtzeitig Maßnahmen für die Entwicklung neuer Produkte getroffen werden, damit Unternehmen marktgerechte Erzeugnisse anbieten können.

In der operativen Produktplanung geht man in der Regel von vier Phasen aus: Potenzialanalyse (In dieser ersten Phase werden Erfolgspotenziale für neue Produktideen identifiziert), Produktfindung (In der zweiten Phase ist es das Ziel, Produkte zu finden, die sowohl den Kunden zufrieden stellen als auch langfristig maximalen Gewinn einbringen) – das können auch Ersatzteile und Serviceleistungen sein. Die nächsten Phasen sind die Umsetzungsplanung (hier gilt es, das Unternehmen und die damit verbundenen Prozesse neu zu strukturieren und zu planen) und die Kontrolle (Ziel der Kontrolle ist es, den Überblick über die Umsetzung der Innovationsprojekte zu behalten, sowie die Absatz-, Kosten- und Leistungskontrolle der einzelnen Produkte im Produktprogramm durchzuführen). Die Kontrolle muss bereits während der Umsetzung einsetzen und die Umsetzungsmaßnahmen und deren Ziele müssen laufend angepasst werden.

Insgesamt müssen Unternehmen darauf achten, im gesamten operativen Prozess, die nicht wertschöpfenden Aufwendungen so gering wie möglich zu halten. Bei der Produktplanung ist es besonders wichtig, vorrausschauend zu denken und zu handeln, um schneller als der Wettbewerb zu sein.

Innovationen und innovatives Denken, die bei der Produktplanung eine große Rolle spielen, müssen von der Führungsriege eines Unternehmens gelebt und getragen werden. Wenn man mich als Interimsmanager in ein mittelständisches Unternehmen holt, stelle ich oft fest, dass es weder eine ausreichende Planung, noch Zielvorgaben gibt. Die Gründe hierfür liegen bei der Geschäftsleitung, die solche Prozesse nicht eingeführt hat. Ich erlebe oft, dass Führungskräfte von Unternehmen, die in Krisen geraten, zu träge sind oder zu abgehoben und gar nicht wissen, wie die Arbeitsabläufe in der Praxis aussehen. Führungskräfte sollten Aufgaben nicht nur delegieren, sondern auch selbst in Prozesse integriert sein und eingreifen. Flache Hierachien und schnelle Entscheidungswege sind unabdingbar, um innovatives Denken zu fördern und innovative Produkte zu entwickeln.

Digitalisierung darf keine Theorie bleiben

Wenn die operative Produktplanung konsequent aufgestellt ist, gilt es, alltägliche Abläufe, wie beispielsweise die Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung sowie die Kundenbetreuung zu beobachten und effizient zu gestalten. Als Interimsmanager beobachte ich oft, dass grundlegende digitale Abläufe, wie der E-Mail-Verkehr nicht von allen Abteilungen genutzt werden. Häufig werden noch das Fax oder die Post bemüht und dadurch Prozesse verlangsamt.

Ebenso kommt es häufig vor, dass Abteilungen nicht zusammenarbeiten oder schlecht untereinander kommunizieren, so dass Dokumente doppelt erstellt werden, anstatt alle Dokumente in einer gemeinsamen Anwendung eines ERP-Systems einzupflegen, so dass jeder Mitarbeiter auf die Informationen, die er braucht, schnell zugreifen kann. Sowohl bei der Bearbeitung von Verwaltungsprozessen als auch in der Produktion selbst, kommt es auf die eingesetzte Technik an. Digitalisierung ist in vielen Unternehmen nur ein Wort, das zwar immer wieder bemüht, aber häufig in der Theorie steckenbleibt und in der Praxis nicht konsequent umgesetzt wird.

Mit Digitalisierung, also technologischen Verbesserungen lassen sich auch die Durchlaufzeiten in der Produktion verringern. Insgesamt können Arbeitsabläufe und Informationsflüsse verbessert werden. Der Kernbaustein ist jedoch die Vernetzung von Menschen, Maschinen, Prozessen und Systemen. Sie werden digital verbunden und kommunizieren über Schnittstellen miteinander. Die Einführung von Industrie 4.0 erfordert deshalb grundlegende Änderungen in den operativen Abläufen und innerhalb der betrieblichen Strukturen sowie die Entwicklung von Standards, die neu definiert werden müssen.

Insgesamt ist also die Transformation hinzu Industrie 4.0 mit innerbetrieblichen Veränderungen verbunden, die tatsächlich angegangen werden müssen. Die Realität in Unternehmen sieht jedoch so aus, dass die unterschiedlichen Systeme wie PPS (Produktionsplanung und –steuerung) und ERP-Softwarelösungen nur mangelhaft miteinander verknüpft sind. Darauf gehe ich in dem Blogbeitrag über „Echtzeit“ genauer ein. https://www.thal-ingenieurberatung.de/der-traum-von-der-echtzeit-in-der-digitalen-welt-oder-wie-unternehmen-ihre-zeit-optimal-nutzen/

Aber nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens muss die Digitalisierung umgesetzt werden, es ist auch entscheidend, dass Zulieferer und Kunden Hand in Hand arbeiten. Deshalb kann es notwendig sein, den Kunden vor Ort zu zeigen, dass man bestimmte Technologien im Einsatz hat, nachzuweisen, dass diese laufen und Erfolg bringen.

Durchlaufzeiten, WIP und Fixkosten beachten

Häufig werden Vorgänge oder Arbeitsschritte extern erledigt, um Kapazitätsengpässe abzudecken oder wenn Verfahren außerhalb der technologischen Kernkompetenz liegen. Durch externe Zuarbeiten verlängert sich der Produktionsprozess aber auch und oft muss auch noch nachbearbeitet werden.

Hier gilt es zu prüfen, ob die externen Zuarbeiten überhaupt notwendig sind und wie die Abläufe im Produktionsprozess optimiert werden können. Um hier Klarheit zu gewinnen, ist es wichtig den Work-in-Progress (WIP) im Blick zu haben. Der WIP umfasst die Anzahl der Aufgaben, die ein Team gerade bearbeitet. Sie bildet jeweils die aktuelle Workflow-Kapazität eines Teams ab. Durch die WIP-Begrenzung entstehen reibungslose Workflows und Überlastungen werden vermieden. Die Einführung von WIP-Limits ist eine der grundlegenden Kanban-Praktiken, die in vielen Unternehmen erfolgreich angewendet werden.

Zu guter Letzt sollte man andere Kosten wie Stundensatzzuschläge, Lagerkosten, Gemeinkosten, Einkaufs- und Logistikkosten im Auge haben. Das ist wichtig, damit Unternehmen in Krisenzeiten mit geringen Fixkosten wirtschaften können. Dazu gehört auch die Überlegung über den Einsatz von Leiharbeitern oder angemieteten Maschinen. So kann ein Unternehmen flexibel auf Produktionsspitzen reagieren. Insgesamt empfiehlt es sich, bei der Optimierung der Abläufe in kleinen Schritten vorzugehen, damit alle Beteiligten auch Erfolgserlebnisse haben und sehen, dass Veränderung möglich ist. Die Thal Ingenieurberatung hilft Ihnen gern bei der Optimierung operativer Abläufe und anderen Themen der erfolgreichen Unternehmensführung.