Mit dem Ohr am Markt – oder wie setzen Unternehmen ihre Planung zeitnah und konkret um?

Im alten Jahr haben mehrere Planungsmeetings stattgefunden, es wurden strategische Ziele festgelegt und eine Mehrjahresplanung mit Innovationen, der Erschließung neuer Märkte und Kunden entwickelt. Aber bevor man sich’s versieht, ist der Januar vergangen und alle sind schon wieder mitten in der täglichen Routine. Die Planung aber, die wichtige Veränderungen einleiten können, ist vergessen. Es wird vielmehr drauflos gearbeitet und schon ist man wieder im alten Fahrwasser, ohne dass wichtige Themen angegangen werden. Auf diese Weise lassen sich aber weder Prozesse optimieren, noch die Produktqualität verbessern, noch Kosten senken oder Wettbewerbsvorteile schaffen. Wie schaffen es Unternehmen, ihre geplanten Ziele auch wirklich zeitnah umzusetzen?

Die drei Ebenen der Unternehmensplanung

Um eigens festgesetzte Vorgaben zu realisieren, ist es zunächst wichtig, diese zu bewerten, zu ordnen und zu priorisieren. Denn alle Maßnahmen gleichzeitig umzusetzen, das funktioniert nicht. Deshalb strukturieren Wirtschaftsexperten üblicherweise die Unternehmensplanung selbst in drei Ebenen. Die strategische Planung, die meist für eine längere Zeitperiode von bis zu 10 Jahren festgelegt wird, ist die Grundlage für die Unternehmensstrategie. Sie legt die grundlegenden Unternehmensziele fest (beispielsweise Marktanteile erhöhen, die Marktposition verbessern, Märkte in anderen Ländern erschließen, Innovationen entwickeln) und befasst sich mit der Entwicklung und Anpassung von Strategien. Daraus sollte sich wiederum die taktische Planung mit konkreten operativen Zielen wie der mittelfristigen Ausrichtung eines Standortes in den nächsten 5 Jahren oder der Integration eines professionellen Planungssystems ableiten. Die operative Planung umfasst dann schließlich Ziele wie das Erreichen konkreter Stückzahlen, Umsatz, Break Even, etc., die oft das Tagesgeschäft innerhalb des Geschäftsjahres ausmachen (abhängig von Branche und aktuellen Situationen). Einige Unternehmen nutzen Zieldefinitionen als integriertes Managementkonzept. (Siehe auch hier: https://www.die-akademie.de/fuehrungswissen/lexikon/management-methoden). Insgesamt betrachtet die operative Planung quantitativ die wertschöpfenden Prozesse. Sie übernimmt sowohl die Planung als auch die Kontrolle und die Steuerung der Ziele. Dabei unterliegen Geschäftsprozesse einer genauen Beobachtung.

Die strategischen Ziele werden in die operativen Pläne eingegliedert und danach auf verschiedene Unternehmensbereiche aufgeteilt. Das strategische Controlling gilt dabei als Überwachungsinstrument, somit kann möglichst schnell auf auftretende Barrieren reagiert werden.

Regelmäßige Aktualisierungen beleben die Planung

Die Praxis in mittelständischen Betrieben sieht oft immer noch so aus, dass der strategischen Planung gegenüber der operativen zu wenig Bedeutung beigemessen wird. Man hält sich an kleinen Prozessveränderungen fest und verliert die großen Ziele aus den Augen, weshalb man sie auch nicht erreichen kann. Alle Planungsebenen sind jedoch stark voneinander abhängig. Durch die strategische Planung und ihre Umsetzung lassen sich, bevor eine Krise entsteht oder auch gerade nach einer Krise, wichtige Weichenstellungen zur Nutzung von Wachstumschancen vornehmen. Hier sollte jedes Unternehmen die strategische Planung und ihre Planungselemente hinsichtlich ihrer inhaltlichen und methodischen Eignung zur Bewältigung zukünftiger Herausforderungen analysieren.

Ebenso wichtig ist es jedoch, die strategische Planung im Unternehmen zu „leben“ und regelmäßige Aktualisierungen in angemessenen Zeitabständen vorzunehmen. Strategische Planung ist als ein wiederkehrender Prozess zu verstehen, der mit operativen Planungsprozessen verknüpft werden sollte. Eine regelmäßige strategische Planung beugt strategischen Versäumnissen vor und erhöht die Wahrscheinlichkeit, schnell auf eventuelle strategische Chancen reagieren zu können. Das bedeutet, Unternehmen sollten permanent das Ohr am Markt haben, um reagieren zu können.

Aus der Analyse folgen Maßnahmen

In einer strategischen Analyse sammelt das Unternehmen Informationen über Trends, Marktentwicklungen, Branchenstruktur, Absatzschätzungen und Geschäftsfelder. Anhand der Analyse werden strategische Ziele definiert, die aber stetig überprüft und angepasst werden sollten. Das ist im digitalen Zeitalter besonders wichtig, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Wichtige operative Ziele können zum Beispiel sein:
- Kundennutzen USP
- Businessplan
- Unternehmenswertsteigerung
- Erhöhung des Eigenkapitals
- Senkung Fremdkapital
- Verbesserung der operativen Wertschöpfung (Ergebnis)
- Senkung der Risiken
- Erschließung neuer Produkte und Märkte
- Umsatz- und Ergebnissteigerung
- Kostensenkung
- Integration flexibler Prozesse und Kapazitäten

Daraus abgeleitete Maßnahmen sind zum Beispiel:

- Finanzplanerstellung
- SWOT Analyse
- Erstellung von Maßnahmenplänen mit Verantwortlichen und Terminen
- Integration kontinuierlicher Verbesserungen
- Integration von Shopfloor Management
- Erstellung einer messbaren Basis
- Regelkommunikation über alle Ebenen
- Installation funktionierender Prozesse durch Analyse und Rückverfolgung
- Prüfung von Lieferanten
- motivierender Mitreißender Führungsstil (Führen durch Vormachen)
- Prüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen, Verbesserungen, etc.

Nachdem eine Machbarkeitsbeurteilung der Maßnahmen vorgenommen worden ist, werden diese nach ihrer Erfolgswirksamkeit priorisiert. Anschließend erfolgen die Auswahl von strategischen Top-Maßnahmen mit Berechnung der finanziellen Auswirkungen und die Erstellung eines ersten groben Plans für deren Umsetzung. Die Art und Komplexität der strategischen Maßnahmen sind dabei entscheidend für die Notwendigkeit der Erstellung eines formalen Umsetzungsplans.

Instrumente für die Umsetzung

Als Instrumente für die Umsetzung der strategischen Planung haben sich folgende bewährt:

• Vereinbaren von Zielen, Zielgrößen und das Herunterbrechen auf die einzelnen Bereiche, Teams, etc.
• ein Kennzahlensystem, das die Verbindung zum operativen Geschäft herstellt, zum Beispiel Balanced Scorecard oder Werttreiberhierarchie
• sogenannte Business Cases für die strategischen Topmaßnahmen, die in die Mittelfristplanung einfließen und in dieser Phase eine detaillierte Umsetzungsplanung beinhalten das hierauf aufsetzende Maßnahmencontrolling
• Projektmanagement-Aktivitäten für komplexe strategische Maßnahmen
• Change-Management-Aktivitäten, zum Beispiel strategische Kompetenzentwicklung, leistungsorientierte Vergütung
• strategiekonforme Infrastrukturmaßnahmen, zum Beispiel Aufbau eines Geschäftsfeldcontrollings, Einführung eines Innovationsmanagements, etc.